Bewijs maar dat je leert
Ben Haagsma is mede-auteur van het boek ‘Planning monitoring and evaluation in development organisations’ waarin op een organische en lerende manier van organisatie planning wordt besproken aan de hand van praktijkvoorbeelden van de auteurs. ‘In de Ngo sector wordt al langer geworsteld over het vraagstuk van effectmeting. Ik denk dat onze groep adviseurs en coaches daar een duidelijke stap voorwaarts in hebben gemaakt. Wij zijn niet zozeer op zoek naar bewijzen maar willen graag dat organisaties kritisch kijken naar wat ze doen, wat ze denken te bereiken en wat ze daarvan leren. Organisaties die hier niet in meegaan zullen zich de komende jaren marginaliseren.’
Haagsma: ‘Er bestaat geen computerprogramma waar je cijfers ingooit en dan iets zegt over de effectiviteit van je interventie. Dergelijke versimpeling van zaken doet geen recht aan de complexe realiteit. De vraag is niet of effectiviteit bewezen kan worden, maar welke bewijskracht wordt geaccepteerd. Partijen moeten elkaar hier van te voren helderheid in bieden want voordat je het weet praat je langs elkaar heen. Een organisatie heeft een visie, een idee voor verandering en hoe daar te komen. Financiers beoordelen dat idee maar het is de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf om te laten zien in welke mate hun idee van verandering ook werkt.'
Proving en improving
Haagsma: ‘We zijn meer en meer op zoek naar zelfbewuste organisaties die helder maken welke rol ze willen spelen en waar ze als organisatie op willen worden afgerekend. Een zelfbewuste organisatie wil leren, wil zich verbeteren. Zij evalueert niet alleen omdat de financier daarom vraagt maar ook, of juist om er zelf beter van te worden. Een lerende organisatie levert meer kwaliteit en behaalt effectiever of efficiënter resultaten. We onderscheiden daarom de termen improving (verbeteren) van proving (bewijs). Het gaat ons niet zozeer om harde bewijzen dat bepaalde effecten optreden, maar om het leervermogen van een organisatie.’
Lerende organisatie
Wat levert het project op? Zijn de omstandigheden nog hetzelfde? Moet het project worden bijgestuurd? Kunnen we ons budget slimmer en doeltreffender besteden om resultaten te bereiken? Dit zijn vragen die nog maar weinig organisaties aan zichzelf stellen. Organisaties zijn slecht in staat om te beargumenteren waarom en hoe zij hun activiteiten aanpassen aan de werkelijkheid. Een lerende organisatie moet kunnen zeggen: ‘Daar stonden wij vijf jaar geleden, dit hebben we geleerd en daarom staan we nu hier’ Deze situatie kan ook goed geïllustreerd worden aan de hand van de kwaliteit van rapportages. Er wordt vooral omschreven welke activiteiten zijn uitgevoerd, vaak met mooie foto’s erbij, maar er wordt weinig kritisch gekeken naar wat die activiteiten hebben opgeleverd. In het verlengde hiervan worden nog te vaak externe omstandigheden aangehaald om te verklaren waarom een bepaald project niet het beloofde resultaat heeft opgebracht. Haagsma: ‘Alsof externe omstandigheden iets zijn waar een organisatie niets mee kan. Juist alert zijn op veranderingen en daarop proberen in te spelen is belangrijk voor een lerende organisatie.’
Externe evaluatie
Nog te vaak wordt er grote waarde gehecht aan een externe evaluatie, alsof een objectieve blik van buiten het echte verhaal boven haalt. Dit is een mentale blokkade die we moeten overwinnen. Haagsma: ‘Mijn ervaring is dat ook buitenstaanders een situatie niet objectief beoordelen. De waarheid is niet absoluut maar afhankelijk van de invalshoek van kijken. Daarbij gaat bij een externe evaluatie het interne leereffect deels teloor, het zijn vooral de externe deskundige die leren. Wat wel het leervermogen stimuleert is zo nu en dan externe deskundigen te laten meedenken binnen de eigen organisatie daarmee een link leggend tussen de wereld van proving en improving.’
Profijtgroep
Nog te veel professionals denken de wijsheid in pacht te hebben, terwijl juist de profijtgroep jou en je werk het beste kan beoordelen. Ga als professional in gesprek met de profijtgroep. Gevaar hierbij is wel dat profijtgroepen sociaal wenselijk antwoorden. Dit betekent dat de professional kritisch dient door te vragen en het antwoord achter het antwoord zoekt. Juist het opgebouwde vertrouwen tussen professional en profijtgroep kan leiden tot meer eerlijke antwoorden. Als er op deze wijze een kritisch gesprek ontstaat tussen profijtgroep en professional ontstaat er ruimte om van elkaar te leren. Een voorbeeld hiervan is de zogenaamde participatory evaluation tool.
Kritisch
Haagsma: ‘Organisaties durven nog te vaak niet te falen en vertellen de financier liever een rooskleurig verhaal. Ze zijn bang dat, als ze de resultaten die ze wel beloofd hebben niet halen, zij hiervoor worden afgerekend door de financier. Er is echter de paradox dat aan de ene kant al jarenlang successen worden geclaimd terwijl aan de andere kant de problemen nog steeds bestaan. Dit begint zo langzamerhand ongeloofwaardig te worden. Het is een misvatting dat wij als financier alleen maar mooie verhalen willen. We waarderen juist organisaties die laten zien kritisch te zijn naar eigen handelen en hiervan leren.'
